MANJE PREPISIVANJA U KANCELARIJI

Automatizacija mejlova i rutinskog unosa podataka

Neka mejlovi i tabele rade zajedno, umesto da vi prenosite svaki podatak.

Dobijte pregled zahteva u tabeli uz manje rutinskog otvaranja i prepisivanja mejlova. Za dogovorene vrste poruka automatizacija može da izdvoji podatke i označi nepotpune zahteve. Potrebni su jasno određena polja, odobren pristup i podržana tabela.

Primeri zadataka koji se ponavljaju

  • Dolazni upit postaje red u tabeli ili zadatak za odgovornu osobu.
  • Poruke sa određenom temom razvrstavaju se prema unapred definisanim pravilima.
  • Osnovni podaci iz standardizovanih obrazaca prenose se u evidenciju.
  • Zaposleni dobija podsetnik za zahtev na koji treba odgovoriti.
  • Jednostavan periodični pregled generiše se iz podataka koji već postoje.

Primer: administrativna agencija

Ilustrativni primer.

Klijenti šalju različite zahteve na zajednički mejl. Sistem može da prepozna dogovorene kategorije i kreira zadatak zaposlenom. Ako poruka ima nedostajuće informacije ili spada u osetljiv slučaj, ne obrađuje se automatski, već ostaje na proveri. Tim dobija pregled otvorenih zahteva bez ručnog prepisivanja svake poruke.

  1. Dolazni zahtev

    „Molim vas da pripremite dokumentaciju za našu firmu. Potrebna nam je do petka.“

  2. Red u tabeli

    Zahtev je spreman za pregled.

    Zadatak
    Priprema dokumentacije
    Traženi rok
    Petak — datum proveriti
    Vrsta dokumentacije
    Nedostaje — potrebno dopuniti

  3. Sledeći korak

    Zaposleni vidi šta nedostaje i traži dopunu, umesto da ponovo prepisuje ceo mejl. Rok još nije potvrđen.

Demonstracioni primer. Ne predstavlja rezultat konkretnog klijenta.

Prvo pravila, zatim AI gde treba

Za jednostavno prosleđivanje ili evidentiranje često nisu potrebni AI modeli. Ako je tekst slobodno napisan i treba prepoznati njegov smisao, AI može pomoći, ali rezultat mora imati proveru kada je važan za dalji rad.

Privatnost i pristup

Ne povezujemo se sa celim sandučetom ili dokumentima bez precizno definisanog obima i odobrenog pristupa. Potrebno je utvrditi koje poruke smeju da se obrađuju, ko vidi podatke i kada se čuvaju ili brišu. Za posebne kategorije ličnih podataka potreban je dodatni postupak procene.

Obim i cena

Cena zavisi od vrste ulaza, broja polja, ciljne aplikacije, potrebe za AI prepoznavanjem i količine izuzetaka. Najlakše je početi od jedne vrste mejla ili jednog obrasca.

Početna cena (Osnovna automatizacija): od 19.900 RSD — jednokratno postavljanje, za osnovni proces obrade mejlova i podataka. Opciono održavanje: od 3.900 RSD mesečno. Konačna cena zavisi od obima i potrebnih integracija.

Sve opcije automatizacije

Česta pitanja

Da li može sa Gmailom ili Outlookom?

Proveravamo podržani način povezivanja za vaše okruženje, nalog i dozvole. Nije svaka integracija dostupna u svakom poslovnom sistemu.

Da li AI čita sve naše mejlove?

Ne treba da ima širi pristup od onoga koji je neophodan za dogovoreni zadatak. Obim pristupa i obrade unapred definišemo.

Može li da unosi podatke u Excel ili Google Sheets?

U mnogim slučajevima moguće je povezati odgovarajuću tabelu, ali konkretna prava pristupa i tehničke mogućnosti prethodno se proveravaju.

Šta ako sistem ne prepozna podatak?

Umesto nagađanja, treba da označi da informacija nedostaje i prepusti slučaj zaposlenom.

Povezana rešenja

Koju tabelu danas stalno popunjavate ručno?

Opišite odakle prepisujete podatke i gde treba da završe.